Grade: G5  
Date de publication: 28 octobre 2024 Date de clôture (minuit, heure locale): 27 novembre 2024 
No. du poste: RB/ABIDJAN/GS/2024/05 
Job ID: 12506  Département: BR-Afrique  Unité: BR-Afrique  Lieu d'affectation: Abidjan  Type de contrat: Durée déterminée  
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnesremplissant les conditions d'éligibilité au plan local. 
Peuvent participer: 
 Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Candidats/tes externes  Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org. *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Structure organisationnelle Ce poste est à pourvoir au sein de l’unité des services administratifs et financiers régionaux (RAS) du bureau régional (BR) pour l’Afrique basé à Abidjan. Mission principale En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Ces services sont fournis dans divers domaines (appui administratif et bureautique, ressources humaines, finances, organisation de voyages et logistique) et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation. Le(la) titulaire travaille d'une manière pleinement opérationnelle et veille par conséquent à l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies pour recommander la marche à suivre dans le(s) domaine(s) qui relève(nt) de sa compétence. Le(la) titulaire travaille sous la supervision de l’Administrateur(rice) chargé(e) des opérations (Unité Administration), basé à Abidjan. Cette supervision est centrée sur l’exécution des processus dans le respect des délais et sur la qualité des résultats. Le(la) titulaire dispose d’un degré d’autonomie modéré dans son travail. Le travail est passé en revue afin de vérifier que les normes applicables sont dûment respectées. Relations de travail  Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir un appui opérationnel et administratif et à échanger des informations sur des procédures et méthodes spécialisées relatives à la prestation de services. Le(la) titulaire travaille en liaison avec diverses unités administratives pour préparer des demandes, obtenir des autorisations, exécuter des actions administratives et en assurer le suivi. Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales, des ambassades, des missions permanentes et les autorités concernées; ils visent à demander ou à fournir des informations pour la résolution de questions en instance. Le(la) titulaire travaille également en liaison avec des prestataires de services pour assurer le suivi de questions en instance. Fonctions et responsabilités essentielles En fonction des besoins et des priorités du bureau où le poste est à pourvoir, le(la) titulaire assurera des services relevant des attributions suivantes: 1. Fournir un ensemble de services d’appui administratif et/ou opérationnel. Contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace de l’unité de travail en évaluant les besoins, en organisant et en exécutant les tâches à accomplir en conséquence et en proposant des améliorations aux processus de travail. 2. Préparer, rédiger et finaliser la correspondance générale et administrative. Contrôler la qualité des documents sortants (exactitude du contenu, grammaire, style et respect des normes applicables). Effectuer des traductions informelles. 3. Tenir à jour le plan des voyages officiels de l’unité de travail. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d'hébergement, coordonner les formalités liées aux exigences en matière de visas et de sécurité et traiter les transactions administratives. 4. Assurer la préparation, le traitement et le suivi d’actions administratives dans les domaines des ressources humaines et des finances, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). S’acquitter d’autres fonctions d’appui dans les domaines des ressources humaines et des finances, selon les besoins. Se charger des dispositions à prendre pour l’arrivée et/ou le départ de fonctionnaires (voyages, visas de sécurité, visas, transport d’effets personnels et autres prestations et indemnités) et en assurer le suivi auprès des autorités compétentes si nécessaire. 5. Exécuter des opérations aux fins de l'autorisation et de l'engagement de dépenses. Préparer des contributions, générer des rapports, extraire des données et les compiler, afin d'appuyer l'utilisation optimale des ressources budgétaires et l’établissement des documents concernant le programme et budget et le plan de travail. 6. Coordonner et fournir un ensemble de services d’appui administratif et financier pour des réunions, des ateliers et d’autres manifestations. Assurer, dans les délais impartis, l’établissement, la traduction, la publication et la diffusion de documents (supports d’exposé, dossiers d’information et documentation connexe). Rédiger les procès-verbaux de réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises. 7. S’assurer que les systèmes de classement de l’unité de travail sont à jour, accessibles et efficients. Actualiser des sites Web et des bases de données. Recueillir, synthétiser et présenter des informations et des données sur des sujets précis. 8. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins. Orienter le personnel moins expérimenté, notamment en ce qui concerne les normes applicables et les méthodes de travail si nécessaire. section facultative (si nécessaire) 9. Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, comme celles relatives aux registres des présences et des absences, aux espaces de bureau, à l’enregistrement, aux stocks et aux achats. 10. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées. - Exigences minimales Formation Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Une formation dans le domaine administratif ou financier sera un atout. Expérience Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l'administration générale et de l'appui administratif. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).     📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐  
  ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖! 
Langues Excellente maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l'anglais. Connaissances et compétences (techniques et comportementales)  Connaissance de l'appui administratif générale et des domaines opérationnels. Connaissance des programmes et des activités de l’OIT. Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.  Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:  Efficacité dans l’appui administratif fourni pour l’organisation de réunions et d’autres manifestations. Aptitude à rechercher, extraire et compiler des informations provenant de diverses sources. Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques. Aptitude à rédiger. Capacités d’analyse et souci du détail. Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles. Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.   Processus de recrutement  Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.  Alerte à la fraude  Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.  NB : Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés, mais qui n’auront pas été sélectionnés, pour ce poste vacant pourraient se voir offrir une affectation sur un autre poste temporaire au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi. *Les candidatures féminines sont vivement encouragées  






    📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟰! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟰 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗜𝗢𝗠, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀!  🌐   





Apply for this job











Recommended for you




    📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟰! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟰 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐