Grade: G4  
No. du poste:GENEVA/GS/2024/20 
Date de publication:11 novembre 2024 Date de clôture (minuit, heure de Genève): 12 décembre 2024 
Job ID: 12538  Département: INTSERV  Unité: DST  Lieu d'affectation: Genève  Type de contrat: Durée déterminée  
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine. 
Peuvent participer: 
 Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Candidats/tes externes*  Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org. Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe. *Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 71,936 CHF par an. Structure organisationnelle Ce poste est à pourvoir au sein de l’Equipe de Soutien du Département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable d'un large éventail de services concernant la gestion des installations et des biens, la durabilité environnementale, la sécurité et la santé au travail, la sécurité et la sûreté, la logistique et les services de courrier, la gestion et la production de publications, les privilèges diplomatiques, les voyages et les transports, ainsi que de la mise à disposition d'autres services centraux. Au-delà de la prestation de services au siège de l'OIT, chaque unité fournit, dans son domaine respectif, une expertise, des conseils et des orientations au siège de l'OIT et sur le terrain. DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines des finances et de la programmation, de l’administration, du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau. Le (la) titulaire du poste fournira principalement un soutien administratif à l'unité de sécurité (SECURITY). Il/elle fournira également un soutien administratif aux autres unités du département, selon les besoins et sous la direction du Chef de DST]. Mission principale Le (la) titulaire exécute diverses tâches courantes d’appui administratif et bureautique qui contribuent au déroulement efficace et en temps voulu des activités de l’unité administrative. Ces tâches concernent principalement la préparation de la correspondance et de documents, le déroulement des mesures administratives, l’appui à la gestion des informations et des dossiers ainsi qu’aux réunions, ce qui nécessite l’utilisation et l’application correctes des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et processus administratifs du BIT (normes applicables). Supervision reçue/exercée Le/la titulaire travaille sous la supervision directe du chef du DST. Le (la) titulaire dispose d’un certain degré d’autonomie opérationnelle dans son travail quotidien et consulte son (sa) supérieur(e) hiérarchique pour obtenir des orientations sur des questions inhabituelles. La supervision reçue est centrée sur la qualité du travail à accomplir et sur le respect des délais des tâches assignées. Relations de travail Les contacts internes ont lieu avec le personnel de l’unité administrative et d’autres unités administratives dans le même domaine de travail et visent à obtenir, fournir ou préciser des informations sur des questions liées à des missions spécifiques et à transmettre les instructions émanant du (de la) supérieur(e) hiérarchique. Les contacts externes ont lieu avec des visiteurs, des participants à des réunions et des prestataires de services; ils visent à assurer le suivi des questions courantes et à échanger des informations ou les transmettre à la personne compétente. Fonctions et responsabilités essentielles  Exécuter diverses tâches d’appui administratif, telles que la préparation de la correspondance et des documents, l’appui à la gestion des informations et des dossiers, le suivi des canaux de communication de l’unité administrative et l’appui administratif logistique et courant pour les réunions.  Se tenir informé(e) des règles, dispositions réglementaires, procédures et processus administratifs et bureautiques pertinents, et veiller à ce que le travail effectué leur soit conforme. Se tenir informé(e) des activités et des priorités de travail de l’unité administrative. Recevoir et/ou consigner les communications entrantes et les transmettre aux parties concernées. Répondre aux demandes d’informations courantes ou les transmettre à un échelon supérieur, le cas échéant. Assurer le traitement de texte, la mise en page et la relecture de divers documents en veillant à l’orthographe, à la ponctuation, à la grammaire, au style, à l’exactitude et au respect des normes applicables. Rédiger de la correspondance courante. Préparer des traductions informelles, le cas échéant. Charger le contenu de pages web. Organiser des rendez-vous et des réunions en fonction des besoins. Accueillir et guider les visiteurs dans les salles de réunion. Aider à l’organisation des voyages officiels. Préparer des estimations de coûts ordinaires. Tenir à jour les systèmes de gestion des informations et des dossiers, tels que les systèmes d’archivage, les bases de données et d’autres plateformes.  Traiter et assurer le suivi de transactions courantes à l’aide du progiciel de gestion intégré (ERP). Fournir un appui administratif logistique et courant pour les réunions et autres manifestations. Préparer et distribuer les invitations, les ordres du jour et d’autres documents. Préparer les lieux de réunion et l’équipement. Aider les participants et les renseigner sur des questions courantes.  Maintenir les fournitures de bureau et le matériel de bureau courants. Tenir à jour les stocks, commander du matériel si nécessaire et signaler les problèmes d’équipement. Aider aux déménagements de bureaux, notamment en gérant les droits d’accès et en préparant les postes de travail pour les nouveaux membres du personnel.  S’acquitter des autres tâches pertinentes assignées.  section facultative (si nécessaire) - Exigences minimales Formation Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Expérience Au moins quatre ans d’expérience professionnelle pertinente. Langues Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.     📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐  
  ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖! 
Connaissances et compétences Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:  Connaissance des procédures administratives générales et capacité à travailler dans le respect des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.  Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams).   Connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents.  Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP).  Capacité à comprendre et à travailler efficacement avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web.  Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public.   Aptitude à rédiger la correspondance courante.   Souci du détail afin de pouvoir relever d’éventuelles incohérences dans les courriers.  Tact, courtoisie et capacité à partager des informations de manière appropriée et respectueuse.  Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes respectueux de l’égalité de genre, non discriminatoires et inclusifs.  Processus de recrutement Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site ILO People. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne. L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection. Alerte à la fraude Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.  






    📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟰! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟰 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗜𝗢𝗠, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀!  🌐   





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